Workforce Process

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Organisationsmanagement

Das SAP Organisationsmanagement ermöglicht es Ihnen, alle Daten der Aufbauorganisation an einem einzigen, zentralen Ort zu erstellen, zu verwalten und zu sammeln. Diese Datenbasis dient für andere Module als Grundlage für eine Vielzahl von Funktionen, beispielsweise bei der Definition von Workflows, der Vergabe von Rollen und Berechtigungen in der Organisation oder der Bestimmung von Vorgesetzten. Durch den zentralen Charakter des SAP Organisationsmanagements im SAP wird einer redundanten Datenhaltung des Organigramms in anderen Modulen von SAP vorgebeugt.

Im SAP Organisationsmanagement verwalten Sie Ihre Organisationseinheiten, Planstellen, Stellen und Personen, weisen Leiterpositionen zu und transferieren unkompliziert Personen zwischen Organisationseinheiten.

Neben der tatsächlichen Aufbauorganisation können Sie im SAP Organisationsmanagement auch verschiedene fiktive Organisationsstrukturen zur Planung und Optimierung möglicher Neustrukturierungen anlegen und analysieren.

Ist das SAP Organisationsmanagement mit SAP SuccessFactors integriert, können Sie Ihre Aufbauorganisation mühelos jedem Mitarbeiter online in einer modernen graphischen Aufbereitung zur Ansicht verfügbar machen.

 

Personalstammdaten

Mit der SAP Personalstammdatenverwaltung pflegen Sie alle für Unternehmen relevanten Mitarbeiterdaten an einer zentralen Stelle und stellen sie anderen Modulen zur Verfügung. Sie erledigen alle Workflows im Zusammenhang mit Personal, wie z. B. die Einstellung, Heirat eines Mitarbeiters oder Anpassungen des Gehalts und werten die Daten nach Ihren individuellen Bedürfnissen aus.

Ein besonderer Vorteil für international agierende Unternehmen sind die zahlreichen länderspezifischen Versionen, die SAP zur Verfügung stellt, und die Sie in die Lage versetzen alle gesetzlichen Bestimmungen des jeweiligen Landes problemlos in dafür vorgesehenen Datenfeldern zu pflegen.

Mit der Personalstammdatenverwaltung bekommen Sie auch die Möglichkeit, Ihre globalen Mitarbeiter und Expats zu verwalten und alle Aktivitäten im Zusammenhang mit Mitarbeiterentsendungen abzuwickeln. Über die Integration mit der Personalabrechnung wird sichergestellt, dass Ihre Expats korrekt abgerechnet werden und Steuern und Abgaben nicht doppelt verrechnet werden.

Ist die Stammdatenverwaltung mit SAP Employee Self Services (SAP ESS) integriert, können Sie außerdem verschiedene Aufgaben der Personaladministration, wie beispielsweise das Ändern von Adressdaten, direkt an Ihre Mitarbeiter auslagern und so Ihre HR-Abteilung entlasten.

Über SAP SuccessFactors können Sie von Ihnen ausgewählte Stammdaten außerdem direkt für Ihre Mitarbeiter einsehbar und auswertbar machen und hier auch nach Position des Mitarbeiters unterscheiden welche Daten verfügbar sein sollen. Damit haben Mitarbeiter und vor allem Manager jederzeit Zugriff auf relevante Daten und können auf Basis dieser Daten bessere Entscheidungen treffen.

Neben der klassischen SAP Personalstammdatenverwaltung bietet SAP für die Haltung und Pflege Ihrer Mitarbeiterdaten (alternativ oder ergänzend) auch das SuccessFactors Modul Employee Central an, das komplett cloudbasiert ist.

 

Personalkostenplanung

Die Planung von zukünftigen Kosten ist ein Grundstein jedes erfolgreichen Unternehmens. Budgetentwürfe auf allen Ebenen eines Unternehmens sind notwendig um für kommende Perioden gerüstet zu sein und rechtzeitig gewarnt zu werden, wenn sich Planung und Realität zu weit voneinander entfernen.

Die SAP Personalkostenplanung ermöglicht es Ihnen Ihre Personalkosten zu verwalten und zu planen und berücksichtigt dabei verschiedenste Faktoren wie beispielsweise Steuer- oder Sozialversicherungskosten. Damit haben Sie stets einen umfassenden Blick auf die IST-Situation Ihres Unternehmens und können diese mit verschiedenen fiktiven Szenarien, die sie in der SAP Personalkostenplanung erstellen, vergleichen. Das ermöglicht Ihnen Optimierungspotential aufzudecken und sich rechtzeitig auf Umstrukturierungen des Unternehmens und damit einhergehender Veränderungen vorzubereiten.

Durch den Schnittstellencharakter der Personalkostenplanung ist sie natürlich mit allen wichtigen SAP Modulen wie der Finanzbuchhaltung, dem Controlling oder der Personalabrechnung integriert um stets auf die aktuellsten Daten zugreifen zu können.

Zur einfachen Einführung der Personalkostenplanung in Ihrem Unternehmen hat HCM ADVICE ein Template entwickelt, mit dem wir in der Lage sind, eine effiziente Personalkostenplanung mit webbasierter Planungsoberfläche schnell in Ihrem Unternehmen einzuführen.

Als cloudbasierte Alternative zur Personalkostenplanung bietet SAP das SuccessFactors Modul Workforce Analytics & Planning an, dass über standardisierte Schnittstellen mit Ihrem SAP HCM System integriert werden kann.

 

Personaleinsatzplanung

Die SAP Personaleinsatzplanung ermöglicht Ihrem Unternehmen eine Dienstplanung die unter anderem die Qualifikationen (SAP Qualifikationsmanagement) Ihrer Mitarbeiter berücksichtigt. Außerdem können Sie Mitarbeiter für Rufbereitschaften einplanen und speziellen Einsatzgruppen, wie Springerpools oder Reparaturmannschaften, zuteilen.

Über die SAP Personaleinsatzplanung können Sie sowohl den gegenwärtigen Personaleinsatz analysieren, verwalten und optimieren, wie auch zukünftige Personalbedarfe pflegen und simulieren und so rechtzeitig in der Lage sein, auf sich verändernde Bedingungen zu reagieren. Dabei können Sie sowohl bereits vorhandene Qualifikationen auswerten, um verborgenes Potential Ihrer Mitarbeiter aufzudecken, als auch rechtzeitig aufzeigen, dass Qualifikationen über Weiterbildungen (SAP Learning Solution, SAP SuccessFactors Learning) oder Recruiting (SAP Personalbeschaffung, SAP SuccessFactors Recruiting) beschafft werden müssen.

Ist die Personaleinsatzplanung mit SAP Employee Self Services (SAP ESS) integriert, können Ihre Mitarbeiter ihren aktuellen Dienstplan einsehen und Anträge zu Änderungen auf Basis ihrer persönlichen Verfügbarkeiten und Präferenzen stellen, die der verantwortliche Manager automatisch zur Genehmigung erhält. Durch diesen Automatismus werden Manager und Schichtführer stark entlastet, da viele, oft zeitraubende Abklärungsgespräche entfallen.

 

Personalzeitwirtschaft

Die SAP Personalzeitwirtschaft beinhaltet alle Funktionen, die Ihr Unternehmen zur Erfassung und Bewertung von Arbeitszeiten benötigt. Darüber hinaus verwalten Sie sämtliche An- und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter und stellen die Daten anderen Modulen, im Besonderen der SAP Personalabrechnung, zur Verfügung.

Die SAP Personalzeitwirtschaft unterstützt dabei sowohl positive (Erfassung aller An- und Abwesenheitszeiten), wie auch negative (Erfassung von Abweichungen zum Arbeitszeitplan) Zeitwirtschaft und ermöglicht Ihnen Schichtpläne anhand Ihrer individuellen Anforderungen und im Einklang mit gesetzlichen Bestimmungen zu erstellen. Ihre Mitarbeiter können Ihre Zeiten über eine Vielzahl von Optionen, wie beispielsweise über eine standardisierte Integration mit Terminalsystemen, über die SAP Employee Self Services (SAP ESS) und dem SAP Cross Application Time Sheet (SAP CATS) oder über moderne SAP FIORI Apps direkt auf dem Smartphone erfassen. Über die Zeitauswertung werden automatisch Zu- und Abschläge generiert und alle relevanten Daten stehen direkt für die SAP Personalabrechnung und andere Module zur Verfügung.

Mit der SAP Personalzeitwirtschaft können Sie für Ihre Mitarbeiter verschiedene An- und Abwesenheitsarten, wie Urlaub oder Fortbildung, anlegen und berechtigten Mitarbeitern automatisch zuordnen lassen. Ihre Mitarbeiter können Abwesenheitsanträge direkt im System (oder alternativ über SAP ESS oder mobile SAP FIORI Apps) erfassen und ihren Vorgesetzten zur Genehmigung schicken.

Über die Integration mit SAP ESS können Sie Ihren Mitarbeitern beispielsweise die Möglichkeit geben, ihre Zeitnachweise selbstständig einzusehen oder die bereits erwähnten Abwesenheitsanträge einzureichen.

Als Zeitwirtschaftssystem in der Cloud bietet SAP gemeinsam mit Workforce Software deren Lösung SAP Time and Attendance Management an, die sowohl mit SAP HCM also auch mit SuccessFactors Employee Central und Employee Central Payroll nahtlos integriert werden kann.

 

Reisemanagement

In der modernen Unternehmenswelt gehören Reisen für die meisten Firmen zum täglichen Geschäft. Da Geschäftsreisen aber sehr schnell teuer werden, sind Unternehmen vor allem in wirtschaftlich angespannten Zeiten bemüht die Reisekosten zu minimieren. Ein umfassendes Reisemanagement wie es SAP bietet, unterstützt Sie bei der Planung, Abwicklung und Überwachung von Geschäftsreisen.

Das SAP Reisemanagement ermöglicht Ihrem Unternehmen alle Prozesse der Reiseabwicklung, von der Beantragung der Reise, der Genehmigung davor, der Kostenfreigabe danach, bis zur Auszahlung der Spesen in SAP abzuwickeln und integriert sie direkt mit allen relevanten Modulen. Durch diese Integration kann die Auszahlung von Reisespesen z. B. automatisch über die Personalabrechnung oder die Finanzbuchhaltung erfolgen.

Wie für viele Komponenten von SAP existieren auch für das SAP Reisemanagement eine Vielzahl von Länderversionen, die nationale Besonderheiten, wie beispielsweise bei Spesen- oder Taggeldabrechnung, gesetzeskonform in SAP abbilden.

Über die Integration mit SAP Employee Self Services (SAP ESS) oder SAP FIORI Apps können Ihre Mitarbeiter Reisen selbständig beantragen und zur Freigabe an Manager schicken, Flüge, Hotels oder Mietwagen direkt aus SAP buchen und Spesen für die Reiseabrechnung erfassen.

Neben der klassischen Komponente Reisemanagement bietet SAP auch Concur, den weltweiten Marktführer im Bereich des cloudbasierten Reisemanagements, an. Concur kann dabei sowohl integriert mit anderen SAP Modulen als auch als eigenständige Lösung genutzt werden und ist so auch für Unternehmen ohne SAP System von Interesse.

 

Arbeitgeberleistungen

Mit der Komponente Arbeitgeberleistungen haben Sie alle Werkzeuge zur Verfügung um für Ihre Mitarbeiter maßgeschneiderte Leistungspakete zu erstellen und zu verwalten. Sie erstellen eine Auswahl von Arbeitgeberleistungen und organisieren sie in verschiedenen Paketen, teilen Mitarbeiter diese Pakete zu und haben über umfangreiche Analysetools stets die Nutzung und die Kosten der Pakete im Blick.

Über die Integration mit SAP Employee Self Services (SAP ESS) können Sie Ihren Mitarbeitern außerdem die Möglichkeit geben die verschiedenen Leistungspakete einzusehen und sich selbstständig für verschiedene Pakete an- oder abzumelden, was Ihre HR Abteilung entlastet.

Personalabrechnung

Eine der wichtigsten Aufgaben der HR Abteilung in jedem Unternehmen ist die Personalabrechnung. Durch eine Vielzahl von rechtlichen Bestimmungen und einer hohen Anzahl an Mitarbeitern bei denen jegliche Sonderfälle auftreten, ist die Abrechnung oft sehr komplex.

Daher bietet SAP mit der Personalabrechnung ein Modul an, das im Zusammenspiel mit den weiteren Modulen der Personalverwaltung eine effiziente Möglichkeit bietet alle Aufgaben der Abrechnung zu erfüllen. Bereits im Standardlieferumfang ermöglicht die SAP Personalabrechnung es Ihnen nahezu alle Anforderungen die Ihr Unternehmen hat, wie beispielsweise Off-Cycle Gehaltsabrechnung, Bewertungen von Zeitdaten, Abrechnung von Pfändungen oder Jahresendarbeiten höchst automatisiert zu bewältigen. Diese Standardlösung kann mit Hilfe von HCM ADVICE noch weiter an Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden und ermöglicht Ihnen so jede denkbare Situation korrekt abzubilden und abzurechnen.

Die SAP Personalabrechnung ist in einer Vielzahl von Länderversionen verfügbar, die jeweils alle lokalen gesetzlichen Bestimmungen beinhalten und jährlich seitens SAP an gesetzliche Änderungen angepasst werden. Damit sind Sie stets auf dem aktuellsten Stand der Gesetzgebung und können Ihren Mitarbeitern eine durchgehend korrekte Abrechnung garantieren.

Durch die Integration mit den Personalstammdaten, werden diese im Lauf der Abrechnung ausgelesen und fließen ohne zusätzlichen Aufwand in die Berechnungen ein. So werden beispielsweise bei Geburt eines Kindes automatisch die korrekten Zuschläge generiert, ohne dass Ihre HR Abteilung manuell eingreifen muss.

Über die Integration mit der Personalzeitwirtschaft ist eine stundengenaue Abrechnung Ihrer Mitarbeiter möglich und Arbeitsstunden, Zulagen, Zuschläge, Abwesenheiten und Krankheiten können automatisiert in die Abrechnung übernommen und bewertet werden.

Außerdem ist die SAP Personalabrechnung mit der Finanzverwaltung integriert und ermöglicht so nach der Abrechnung Ihrer Mitarbeiter eine nahtlose Auszahlung an alle Empfänger von Geldleistungen, wie Ihre Mitarbeiter oder die zuständigen Ämter und Versicherungen.

Hat Ihr Unternehmen außerdem SAP Employee Self Services (SAP ESS) im Einsatz, können Sie Ihren Mitarbeitern über dieses Portal die Gehaltsnachweise direkt zur Verfügung stellen und auch Einsicht in andere wichtige Informationen gewähren.

Dank der durchgehenden Aufbewahrung aller Abrechnungsdaten erreicht Ihr Unternehmen außerdem eine sehr hohe Datenqualität und hat bei Revisionen stets alle benötigten Daten zur Verfügung.

Über das neu entwickelte Payroll Control Center (SAP PCC) ist es möglich, die bewährte Personalabrechnung von SAP über ein modernes Webinterface zu steuern, das die Fachabteilung mit Vorabchecks zur Datenintegrität, workfloworientierten Darstellungen des Abrechnungsprozesses und einer Vielzahl weiterer Hilfsmittel unterstützt. Über das PCC kann die Abrechnung sowohl in Ihrem bestehenden On Premise SAP HCM gesteuert werden als auch als Cloudservice in von SAP gehosteten Datencentern bezogen werden. Über die Integration von SuccessFactors Employee Central und dem Payroll Control Center, können Sie Ihre Abrechnung direkt aus SuccessFactors steuern und alle abrechnungsrelevanten Daten direkt im Employee Central pflegen.

 

Leistungslohn

Die SAP Komponente Leistungslohn unterstützt Sie dabei, Ihre Mitarbeiter leistungsabhängig zu entlohnen. Dabei unterstützt SAP die Entlohnungsformen Zeitlohn (Entlohnung nach gearbeiteter Zeit), Prämienlohn (Grundlohn zuzüglich leistungsabhängigem variablem Lohnteil) und Akkordlohn (Entlohnung nach hergestellter Menge). Der Leistungslohn kann dabei sowohl auf Ebene des einzelnen Mitarbeiters als auch von Mitarbeitergruppen, wie beispielsweise einer Fertigungsschiene, eingesetzt werden.

Um die Daten zur Berechnung des Leistungslohnes zu beziehen, wird eine Verknüpfung mit dem Logistikmodul von SAP und mit BDE (Betriebsdatenerfassungs) Terminals hergestellt.

SAP Leistungslohn ist eine Ergänzung zu den Komponenten SAP Personalabrechnung sowie SAP Zeitwirtschaft und mit diesen hochgradig integriert, da die Daten die mittels Leistungslohn berechnet werden direkt durch diese weiterverwendet werden um diverse Salden und den Lohn der Mitarbeiter zu bestimmen.