In Deutschland wird ab 2023 die Papierform der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ad Acta gelegt und auf ein elektronisches Meldeverfahren umgestellt. Für eine Bewerbung wird meist ein Online-Portal genutzt oder der Lebenslauf und Anschreiben per E-Mail gesendet. Arztbestätigungen oder Impfnachweise werden selten noch händisch ins Büro gebracht, sondern stattdessen digital übermittelt. Dies sind nur einige der vielen Beispiele, in denen die Digitalisierung zum Ende von papierbasierten Dokumenten führt. Wer nicht ständig seinen Drucker verwenden möchte, um Personalakten vollständig zu halten, sollte auch hier auf eine digitale Form umstellen. Eine digitale Verwaltung reduziert Arbeitsaufwände und Ressourcen.
Eine Variante der Verwaltung von digitalen Mitarbeiter*innendokumenten stellt das XFT Personell File dar: Eine digitale Personalakte, die direkt in ihr bestehendes SAP HCM oder ins SuccessFactors-System voll integriert werden kann.
Die Vorteile der vollintegrativen Lösung sind, dass sie auf das bestehende SAP-Berechtigungskonzept aufgesetzt werden kann und so Berechtigungen für Aktenzugriffe einfach gesteuert und überwacht werden können. Es lassen sich sowohl individuelle Aktenzugriffe steuern als auch temporäre Zugriffe auf Dokumente über eine Leihfunktion abbilden. Eine weitere große Herausforderung ist das Einhalten von Löschfristen. Auch hier unterstützt Sie das XFT Personell File mit entsprechenden Funktionen. Auf diese Weise können Datenschutzanforderungen umgesetzt und überwacht werden.
Die Personalakte kann direkt in der SAP HCM Personaladministration (PA20, PA30) zur jeweiligen Personalnummer aufgerufen werden. Außerdem können Funktionen in ein bestehendes SAP FIORI eingebunden werden. Funktionen wie „Meine Akte“, „An mich ausgeliehene Akten“, „Akten Entleihen“, „Bewerberakte“ oder „Dokument in Akte hochladen“ lassen sich somit bequem über den Employee Self Service umsetzen. Diese Einbindung ermöglicht Mitarbeiter*innen ihre Dokumente selbst einzureichen und so zur weiteren Reduktion von Verwaltungsaufgaben im HR-Bereich zu führen.
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