从 2023 年起德国将不再采用纸质的无工作能力证明、转而引入电子化报告程序。大部分情况下求职申请会通过线上门户网站提交、或者直接以邮件的形式发送。医生的确认书或疫苗证书也将使用数字传输而鲜少手动提交。这些仅仅是电子化办公取代纸质化办公的一小部分例子。任何不想无时无刻不受累于打印机来更新人事档案的人都应该拥抱数字化、它大大减少了工作量和资源浪费。XFT 人事档案是数字化员工档案管理的一种形式：一种可以完全嵌入现有 SAP 人力资本管理或 SuccessFactors 系统的电子人事档案。
这种完全嵌入式的解决方案的优点在于其以现有的 SAP 权限管理概念为基础、因此可以很容易地设置和监测访问文件的授权。您既可以单独控制单个文件的访问权限、也可以通过借阅功能对文件设置临时访问许可。人事档案管理的另一个主要难点是遵照规定及时删除数据、而 XFT 人事档案自然也提供了相应的功能支持。通过这种方式、数据安全条例将更易于实施和监测。
在 SAP 人力资本管理模块的人事管理（PA20、PA30）中、人事档案可以直接用相关人员的编号进行调用、部分功能也可以直接整合至现有的 SAP FIORI 中、而例如“我的文档”、“我的临时文档”、“获取临时访问权”、“申请人文档”及“上传文件至文档”等功能都可以通过员工自助服务轻松实现。这种整合使员工能够自己提交文件、从而有助于减少人事部门的行政开支。
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